Quản trị là gì? Phân biệt vai trò, chức năng quản trị và quản lý

Quản trị đóng vai trò thiết yếu, là “xương sống” của tổ chức, giúp mọi hoạt động vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, để hiểu đúng về quản trị, chúng ta cần làm rõ khái niệm, các chức năng, vai trò và tầm quan trọng của nó. Hãy cùng tìm hiểu tất cả về quản trị cùng bài viết dưới đây!

Quản trị là gì?

Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức để đạt được các mục tiêu. Quản trị không chỉ là thực hiện các quy trình hoặc tuân thủ các quy tắc, mà còn là nghệ thuật và khoa học trong việc đưa ra quyết định, làm cho mọi hoạt động diễn ra và đạt được mục tiêu thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn lực.

Những chuyên gia hàng đầu như Peter Drucker, Henry Fayol, và Max Weber đã phát triển khái niệm quản trị hiện đại:

• Peter Drucker, người được coi là "cha đẻ của quản trị học hiện đại," nhấn mạnh rằng quản trị là việc làm cho người khác hiệu quả, giúp tổ chức đạt mục tiêu.
• Henry Fayol định nghĩa quản trị qua các chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.
• Max Weber đưa ra khái niệm "quản trị biên chế," tập trung vào việc quản trị dựa trên quy tắc và quy trình chính quy.

Bản chất của quản trị

Quản trị là tìm kiếm phương thức phù hợp giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả tối ưu với chi phí thấp nhất. Các yếu tố bản chất của quản trị bao gồm:

1. Chủ thể quản trị: Đây là người hoặc nhóm người thực hiện các hoạt động quản trị, với quyền ra quyết định và thuyết phục các đối tượng bị quản trị.
2. Đối tượng bị quản trị: Các hoạt động của tổ chức, bao gồm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hành chính, v.v.
3. Mục tiêu: Mục tiêu giúp chủ thể quản trị xác định hướng tác động đến các đối tượng.
4. Nguồn lực: Nguồn lực của quản trị gồm con người, tài chính, vật chất, và thông tin, là những công cụ để thực hiện quá trình quản trị.

Vai trò của quản trị

Quản trị là nền tảng phát triển lâu dài của tổ chức, với 5 vai trò chính:

1. Vai trò đại diện

Quản trị là đại diện của tổ chức, là tiếng nói của toàn hệ thống. Người làm công tác quản trị cần thể hiện đúng giá trị và tầm nhìn của doanh nghiệp để xây dựng uy tín và niềm tin.

2. Vai trò lãnh đạo

Lãnh đạo không chỉ là điều hành mà còn là truyền cảm hứng và tầm nhìn cho đội ngũ. Người quản trị phải điều phối và kiểm soát quá trình hoạt động của các phòng ban, đảm bảo tính liền mạch và đồng bộ.

3. Vai trò giao tiếp, kết nối

Quản trị đóng vai trò kết nối, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân và phòng ban trong tổ chức, đồng thời là cầu nối giữa tổ chức và bên ngoài.

4. Vai trò ra quyết định

Ra quyết định là một phần quan trọng của quản trị, yêu cầu sự sáng suốt và khả năng thuyết phục để duy trì sự liên tục và đồng nhất trong hoạt động của tổ chức.

5. Vai trò giải quyết vấn đề

Quản trị không chỉ đưa ra các kế hoạch mà còn chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh, từ các sự cố nhỏ đến các khủng hoảng lớn.

4 Chức năng của quản trị

Chức năng quản trị bao gồm những hoạt động chung nhất mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng thực hiện. Các chức năng bao gồm:

1. Hoạch định kế hoạch

Hoạch định là chức năng đầu tiên, giúp xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược và các hành động để đạt mục tiêu. Các bước trong hoạch định kế hoạch bao gồm:

• Đánh giá thực trạng, nguồn lực.
• Đề xuất các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu.
• Lập lịch trình và quản trị rủi ro.

2. Tổ chức

Tổ chức là việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Nhà quản trị cần lập sơ đồ tổ chức, thiết lập nhiệm vụ và KPI cho từng bộ phận và công việc.

3. Lãnh đạo và quản lý

Lãnh đạo là giao việc, chỉ huy, lắng nghe và giải quyết mâu thuẫn trong tổ chức. Chức năng này giúp quản trị viên tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

4. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Chức năng này nhằm xác định các vấn đề, theo dõi và đánh giá tiến độ, đưa ra hành động kịp thời để ngăn chặn tổn thất. Đánh giá là bước cuối cùng nhưng cũng là khởi điểm của một chu trình mới.

Phân biệt quản trị và quản lý

Mặc dù quản trị và quản lý thường được sử dụng thay thế cho nhau, chúng có sự khác biệt rõ ràng:

Ví dụ về Quản trị và Quản lý

• Trong một công ty sản xuất ô tô:
  
  
• Quản trị xác định chiến lược phát triển sản phẩm và phân phối nguồn lực.
• Quản lý điều hành dây chuyền sản xuất, quản lý nhân sự và tài chính hàng ngày.
• Trong một trường học:
  
  
• Quản trị xây dựng chiến lược giáo dục và quyết định cách phân bổ nguồn lực.
• Quản lý điều hành các hoạt động hàng ngày như quản lý lịch học, giáo viên, và tài chính.

Quản trị trong thời đại số

Trong thời đại số, quản trị đã mở rộng từ việc quản lý nhân sự, tài chính, sản xuất sang quản trị các tài nguyên số và dữ liệu khách hàng. Các nhà quản trị hiện đại cần trang bị kiến thức về chuyển đổi số, ứng dụng AI, và công nghệ số để tối ưu hóa hoạt động của tổ chức.

Tóm lại, quản trị là một yếu tố không thể thiếu trong mọi tổ chức. Đây là nghệ thuật điều phối và sử dụng tài nguyên một cách tối ưu nhất. Dù là cá nhân hay doanh nghiệp, hiểu và áp dụng các nguyên tắc quản trị sẽ giúp đạt mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của tổ chức.

Brand Manager – Chuyên Cung Cấp Các Dịch Vụ Marketing Toàn Diện Cho Thương Hiệu

Trong lĩnh vực quản trị thương hiệu, Brand Manager đóng vai trò quan trọng, giúp duy trì và phát triển hình ảnh thương hiệu trên thị trường. Với khả năng quản trị, phân tích, và lập kế hoạch chiến lược, Brand Manager sẽ tối ưu hóa cách tiếp cận và kết nối giữa thương hiệu và khách hàng. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý hình ảnh thương hiệu, Brand Manager còn đảm nhiệm trách nhiệm sâu hơn, từ nghiên cứu hành vi khách hàng, xây dựng các chiến lược marketing toàn diện, đến đảm bảo hiệu quả của các chiến dịch.

Với dịch vụ marketing toàn diện, Brand Manager cung cấp không chỉ giải pháp ngắn hạn mà còn hướng đến mục tiêu lâu dài cho thương hiệu, tạo nền tảng vững chắc và khả năng cạnh tranh bền vững trên thị trường.